Gestión documental y Archivo Municipal de Calvià (AMCV)
1. Política de gestión documental del Ayuntamiento de Calvià aprobada por el Pleno
2. Cuadro de clasificación del Ayuntamiento de Calvià
3. Reglamento oficial del Archivo
El Archivo Municipal de Calvià (AMCV)
El Archivo Municipal de Calvià (AMCV) es el departamento del Ajuntament de Calvià encargado de la gestión, descripción, custodia, valoración, preservación y difusión del volumen documental generado en nuestro municipio, desde la documentación de los fondos históricos hasta los expedientes cerrados recientemente (mínimo 5 años desde su cierre).
Depende jerárquicamente de Secretaría y atiende a diario consultas de forma presencial o telemática, ya sean externas o internas.
El Archivo realiza la función de archivo central (recibe transferencias habitualmente por parte de los archivos de las áreas para así hacer el acceso, valoración, selección, eliminación o conservación definitiva) e histórico (asegura la conservación y preservación digital de la documentación que no se ha expurgado en procesos anteriores). Además, la AMCV dictamina criterios de organización y gestión de la documentación creada desde las áreas para así asegurar su integridad durante todo el ciclo de vida de los documentos en el Sistema de Gestión Documental del Ayuntamiento (SGD). Por tanto, la AMCV está en contacto directo tanto con los trabajadores y trabajadoras del Ayuntamiento como con la ciudadanía.
El objetivo a nivel interno es gestionar, mejorar y asegurar todas las acciones sobre los documentos que gestiona el Ayuntamiento, desde que se genera un expediente hasta que se archiva o elimina definitivamente. En este aspecto, el Archivo es el encargado de supervisar el cumplimiento de mantener un archivo electrónico único (que se desarrollará próximamente), para así cumplir con la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, además de controlar el Sistema de Gestión Documental y el desarrollo de sus herramientas funcionales.
El objetivo a nivel externo es difundir el patrimonio documental del municipio a la ciudadanía y hacer posible su acceso de la forma más sencilla.
Proceso de digitalización actual del archivo municipal:
El Arxiu Municipal de Calvià, que inició un proceso masivo de digitalización desde el año 2013, ha digitalizado en 2022 un conjunto de expedientes de obra mayor (hasta aproximadamente en 2005), expedientes de infracciones urbanísticas (hasta aproximadamente en 2009) y expedientes de actividades (expedientes de cambios de titularidad hasta el año 2017 y expedientes de licencias de actividades hasta el año 2013).
Este proceso de digitalización cometido en 2022 ha sido posible gracias, en parte, a la subvención recibida por parte del Consejo de Mallorca dentro del programa Ayudas para la organización de archivos municipales. Gracias a esta subvención el Ajuntament ha recibido una cuantía de 6.161,22€ (resolución *BOIB n.º 112, de 25 de agosto de 2022), que ha servido para seguir con todo este proceso de digitalización.
Hay que recordar también que gracias a estos esfuerzos para facilitar la información digitalizada a la ciudadanía y al propio personal del Ajuntament, el Arxiu Municipal de Calvià ha podido resolver este año 2022 más de 1200 consultas externas y alrededor de 300 consultas internas. Todo esto nace con el objetivo de proporcionar de manera telemática toda la información que el interesado pueda requerir, con el propósito también de evitar desplazamientos innecesarios y minimizar el tiempo de espera para recibir cualquier tipo de documentación.
Con todo esto, os informamos que la información digitalizada actualmente al archivo municipal es:
- Expedientes de obra mayor: hasta el año 2005 aproximadamente.
- Expedientes de actividades: hasta el año 2013.
- Expedientes de infracciones urbanísticas: hasta el año 2009.
- Planes generales finos el actual.
- Expedientes de actividad de cambios de titularidad: hasta el año 2017.
- Expedientes de parcelaciones: hasta el año 2008.
- Parte de los fondo histórico.
Funciones del AMCV a nivel interno
• Supervisar y gestionar el sistema de gestión documental del Ayuntamiento.
• Mantener y supervisar el cuadro de clasificación.
• Velar por el cumplimiento de las normas de gestión documental.
• Supervisar el esquema o vocabulario de metadatos del Ayuntamiento.
• Garantizar la interoperabilidad de los expedientes y tener como referencia el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
• Elaborar tablas de acceso y seguridad teniendo en cuenta la legislación actual.
• Garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.
• Formar a los trabajadores y trabajadoras del Ayuntamiento en estas cuestiones.
• Coordinar los criterios en materia de gestión documental con sus responsables departamentales.
• Identificar y valorar las diferentes series documentales, a fin de establecer un calendario de conservación.
• Llevar el registro y control de los modelos y plantillas de documentos elaborados por las unidades.
• Velar por el correcto uso del Archivo físico y electrónico del Ayuntamiento.
• Facilitar la transparencia, la rendición de cuentas y la publicidad activa de la documentación que custodia.
• Formar parte, levantar actas y apoyar a la Comisión de Gestión de la Información del Ayuntamiento.
• Coordinar y controlar las eliminaciones de documentación.
Funciones del AMCV a nivel externo
• Consulta y reproducción de los documentos (excepto los sujetos a restricciones legales), de forma presencial o a distancia.
• Orientación en la búsqueda y en la consulta.
• Facilitar la transparencia, la rendición de cuentas a la ciudadanía y la publicidad activa de los documentos que custodia.
• Información documental y bibliografía de temas locales.
• Asesoramiento sobre el tratamiento de la documentación.
• Colaboración en diferentes actividades y visitas.
• Información histórica.
Consultas y préstamos externos de documentación que custodia el Archivo Municipal
Cualquier persona interesada mayor de 16 años podrá consultar en el Archivo todos los documentos originales y recursos de información que tenga sean del interés. Previamente deberá solicitarse cita previa mediante la web del Ayuntamiento (https://citaprevia.encolate.
Si la información que se solicita está en formato digital se tendrá dos opciones:
• Venir al archivo a ver la documentación digitalizada correspondiente a una pantalla de alta definición.
• Recibir los expedientes online previo pago de las tasas correspondientes. Si la información requerida tuviera datos personales será necesaria la autorización de la persona afectada, titular o propietaria.
Si la información que se solicita todavía no se encuentra digitalizada, podrá venir al archivo, habiendo solicitado cita previa anteriormente. Si se desea una copia de algún expediente o documentación deberá abonarse la tasa correspondiente (si hubiera datos personales sensibles se deberá llevar la autorización correspondiente).
La persona interesada podrá dirigirse al personal de la sala de consulta para resolver las dudas sobre cualquiera de los fondos conservados.
Tasas
• Adquisición de expedientes en formato digital: 15 euros por expediente. Si es un expediente de urbanismo contendrá: parte administrativa, memoria y planos. Si se desea un expediente de este tipo debería facilitarse la autorización del propietario/a y los datos completos (nombre, DNI/NIE y dirección) de la persona/empresa a la que se le emita la autoliquidación. No se admitirá el pasaporte.
• Fotocopias en papel: formato Dina A4 y Dina A3 (0,15€ y 0,30€ respectivamente), tanto de expedientes en papel como digitalizados, pero siempre con consulta presencial. Cuando se trate de planos de expedientes no digitalizados, una fotocopia Dina A3 por plano (no todos los planos). También existen los mismos requisitos para su adquisición.
• Adquisición de planos no digitalizados: después de su consulta en el Archivo, se seleccionará los planos que se quiere y se hará un registro general en el Ayuntamiento. Tendrá un coste de 6€ por plano (se digitalizará y se enviará por correo).
Consultas por parte de investigadores de documentación que custodia el Archivo Municipal
Si el interesado/a es un investigador/a –con la suficiente acreditación- podrá pedir cita directamente por teléfono o vía email y no será necesario que venga los días que hay cita previa.
Salida de expedientes fuera del Ayuntamiento
Sólo por mandato judicial o requerimiento de organismos con facultades inspectoras podrán salir expedientes físicos originales de las dependencias del Ayuntamiento. En estos casos, se realizará copia compulsada íntegra del expediente saliente, indicando en la carátula del expediente su condición de copia.
Si es necesario remitir documentación original por cualquier otro motivo no previsto, la salida de los expedientes se realizará con la autorización expresa de la Secretaría y con las mismas condiciones descritas en el párrafo anterior.
La Secretaría también podrá autorizar la salida temporal de expedientes y documentos para exposiciones o actividades culturales o científicas, previa solicitud por escrito y con la formalización del correspondiente seguro sobre la documentación.
Los expedientes electrónicos se remitirán a los organismos solicitantes de acuerdo con las instrucciones que éstos establezcan. En caso necesario, el responsable de Gestión Documental y Archivo asesorará a las unidades sobre la confección de índices electrónicos y otras actuaciones para la remisión de expedientes con foliado electrónico.
Archivo electrónico
El Ajuntament de Calvià y el Arxiu Municipal de Calvià han licitado este año 2022 una solución de archivo electrónico, que va ligado con el proceso de implantación de la administración electrónica al Ajuntament (puesta en marcha de la nueva Sede Electrónica y el nuevo tramitador de expedientes). En este sentido, con el proceso de implementación de la administración electrónica, del aumento de la digitalización de documentación histórica y la necesidad de revisar y actualizar las herramientas actuales de gestión y de trabajo del Arxiu Municipal, se ha hecho necesario plantear la incorporación de nuevos elementos a nivel de gestión de documentos y archivo que den respuesta a los retos actuales del Ajuntament de Calvià en cuanto a preservación y acceso a la información, ahora y en el futuro, y el que esto comporta. Además, la existencia de un archivo único es una obligación normativa vigente (Ley Orgánica 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
Con todo esto, el Arxiu Municipal de Calvià contará a partir de este 2023 con una herramienta de archivo electrónico para dar respuesta a las demandas de los ciudadanos y del personal interno, y proporcionar así toda la información electrónica y/o digitalizada de manera telemática, de manera sencilla, cómodo y rápida.
